โปรเเกรมจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ความหมายของโปรแกรมจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล หมายถึง
การพัฒนากลยุทธ์ที่ชัดเจนในการดำเนินการกับสารสนเทศที่ได้รับ
อาจจะอยู่ในรูปแบบของการจัดเก็บ การดูเเลรักษา การสืบค้น การเเสดงผล
และการกำจัดสารสนเทศที่ไม่ต้องการ
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทุกประเภทที่ได้รับ อาจอยู่ในรูปแบบของภาพนิ่ง
ตัวอักษร ภาพเคลื่อนไหว เสียง ซึ่งอาจมีแหล่งที่มาต่างๆ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร
สื่อคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
ส่วนบุคคล หมายถึง การที่บุคคลมีความต้องการ
หรือความจำเป็นในการใช้สารสนเทศหนึ่งๆ
ในการประกอบกิจการงานหรือการดำรงชีวิตประจำวัน
ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
มีเเนวคิดเกี่ยวกับการวางแผนด้านสารสนเทศสำหรับบุคคนที่เป็นเเนวคิดใหม่ที่ต้องอาศัยทักษะหลายด้าน
โดยเฉพราะอย่างยิ่งทักษะด้านการจัดการ ทั้งนี้ เพื่อให้ประสบความสำเร็จในการประกอบกิจการงานเเละการดำรงชีวิตในยุคการเปลี่ยนเเปลงดังเช่นปัจจุบันเเนวคิดนี้เรียกว่า
การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
องค์ประกอบของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
องค์ประกอบของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
เมื่อพิจารณาตามโครงสร้างของระบบที่ใช้จัดการฐานข้อมูลเเล้ว พบว่าองค์ประกอบที่เหมือนกันคือ
ส่วนรับเข้า เเบ่งออกเป็น 2
ส่วนย่อยคือ
ความต้องการด้านสารสนเทศของผู้ใช้
ข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ
ส่วนประมวลผล หมายถึง
กลไกลที่ทำหน้าที่ในการจัดหมวดหมู่หาสถานที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลเพื่อสามารถนำออกมาใช้ได้
การจัดวิธีการเข้าถึงข้อมูล
ส่วนเเสดงผล เป็นส่วนที่มีความสำพันธ์มากระดับหนึ่ง คือ
ผู้ใช้จะพึงพอใจระบบมากน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับคุณภาพของผลลัพธ์
ความต้องการเเละวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ระบบเป็นหลัก
ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล จำเเนกตามรูปลักษณ์เเบ่งออกได้ดังนี้
1.ประเภทโปรเเกรมสำรูป เช่น
โปรแกรมบริหารบุคคล โปรเเกรมระบบบัญชีเงินเดือน
2.ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์ในลักษณะใช้งานอิสระและผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การ
3.ฟังก์ชันการทำงานหลัก ได้เเก่
ฟังก์ชันนัดหมาย ฟังก์ชันติดตามงาน ฟังก์ชันติดต่อสื่อสาร
4.โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในงานสำนักงานทั่วไป
เช่น โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด โปรเเกรมเอ็กซ์เซล โปรแกรมเพาเวอร์พอยท์
ระบบนัดหมายส่วนบุคคล
เป็นโปรเเกรมคอมพิวเตอร์ที่พบในระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
มีประโยชน์ดังนี้
1.การใช้ระบบ
2.เป็นระบบทีใช้งานง่าย
3.ระบบมีการบันทึกข้อมูลเเบบลัด
4.การค้นหาข้อมูล (Search)
สามารถทำได้เป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือ รายปี
และสามารถใช้ฟังก์ชั่นทำซ้ำ
5.หากมีกิจกรรมมากกว่าหนึ่งกิจกรรมซ้ำซ้อนในเวลาเดียวกัน
ระบบจะเตือนให้ผู้ใช้ทราบเพื่อเเก้ไขปัญหา
6.มีสัญญานเตือนกันนัดหมาย
7.มีระบบช่วยจำ
8.ป้อนข้อความเตือนความจำเข้าสู่ระบบนัดหมายส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ
9.มีหน้าต่างเเสดงความจำเเสดงขึ้นที่หน้าจอภาพ
เมื่อมีการเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์หรือพีดีเอ
10.ส่งข้อความเตือนความจำผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
11.เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยในการนัดประชุม
ระบบการติดตามงานส่วนบุคคล
ส่วนหนึ่งของโปรเเกรมการบริหารจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่นิยมใช้ คือ
ระบบการติดตามงานส่วนบุคคล เพราะมีประโยชน์ในการติดตามเพื่อให้งานประสบผลสำเร็จ
ซึ่งระบบการติดตามงานส่วนบุคคลมีรายละเอียดเกี่ยวกับโปรเเกรมดังนี้
1.ระบบติดตามงานส่วนบุคคลเป็นโปรเเกรมอรรถประโยชน์เช่นเดียวกับนาฬิกาปลุกเเละเครื่องคิดเลข
2.ระบบติดตามงานบุคคล หมายถึง
บัญชีรายงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ มีลักษณะคล้ายสมุดจดบันทึกช่วยจำที่เป็นกกระดาษ
3.ระบบติดตามงานส่วนบุคคลเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งในการบริหารงานและเวลาของเเต่ละบุคคลโดยเฉพราะผู้มีภารกิจมาก
4.ปัญหาที่พบในการบริหารเวลาของตนเอง
คือ ความพยายามที่จะทำงานหฃายอย่างให้เสร็จภายในวันเดียว
5.มีนิสัยผัดวันประกันพรุ่ง
จึงต้องทำงานเเบเร่งรีบในช่วงเวลาสุดท้าย
พัฒนาการของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ในขณะที่ใช้ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล หมายถึง
การพัฒนาการบริหารการจัดการจากในรูปแบบของกระดาษมาใช้เป็นระบบเทคโนโลยีที่ทันสมัย
โดยมีลักษณะของการพัฒนาการ ดังนี้
1.ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปแแบกระดาษที่มีมาตั้งเเต่อดีตจนถึงปัจจุบัน
2.ระบบสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปเเบบคอมพิวเตอร์
3.ระบบการจัดการสารสนเทศของกลุ่ม
เกณฑ์การเลือกระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การพิจารณาเป้าหมายส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับชีวิตการทำงานเเละชีวิตส่วนตัว และเป้าหมายขององค์กรรวมทั้งลักษณะ ประเภท และนโยบายหลักขององค์กร มีเกณฑ์การเลือกระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ดังนี้
1.ความต้องการด้านสารสนเทศ
2.ความต้องการระบบนัดหมายส่วนบุคคลหรือระบบนัดหมายกลุ่ม
3.ความต้องการระบบติดตามงานหรือไม่
4.ความต้องการระบบติดต่อสื่อสารในลักษณะใด
5.สภาพเเวดล้อมในการทำงาน
6.การทำงานในลักษณะคนเดียวหรือกลุ่ม
7.การทำงานภายในหรือภายนอกองค์กร
8.การติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่น
9.ความสามารถในการทำงาน
10.ราคา
11.ความยากง่ายในการทำงาน
12.การสนับสนุนด้านเทคนิค
13.การรับฟังความคิดเห็น
14.การทดลองใช้ระบบ
ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น